«Eis algo que ocorre com alguma frequência em condomínios, (matéria relatada no “Jornal do Síndico” março/2007).»
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«Outro problema, este verificado no edifício Vernon.»
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Síndico ProfissionalTel. Fixo (21) 2560-0595 / Celular (21) 9.8894-6445 /

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Paulo Mauricio Wanderley

Tel. Fixo........... (21)     2560-0595
Tel. Celular......  (21)  9.8894-6445

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Este fato, somado a outras contingências e até mesmo a características específicas da nossa cidade, como por exemplo a questão da segurança pública, faz com que as atribuições do síndico profissional ou predial cada vez mais apresentem uma tendência à profissionalização do cargo, outrora considerado honorífico.
Nos dias de hoje, poucos condôminos se dispõem a assumir a responsabilidade de conduzir a administração do condomínio onde moram, por motivos os mais variados, entre eles:
dificuldade para compatibilizar o tempo necessário à realização de atividades profissionais e familiares com a demanda dos assuntos do condomínio;

hipótese de conflitos entre vizinhos, em decorrência da obrigação de fazer cumprir as normas e regulamentos do condomínio, podendo até mesmo gerar inimizades na esfera pessoal;

possibilidade, mais comum do que possa parecer, de ser acordado no meio da noite por vizinho(a) incomodado(a) com problemas os mais variados, desde mosquitos voando no seu (dele) apartamento até a música de um bar ou boate próxima ao prédio que o(a) esteja impedindo de conciliar o sono.
Assim é que a figura do síndico profissional vem se firmando nas grandes metrópoles, por essas razões e também pela necessidade de imprimir cunho empresarial à administração dos condomínios, cada vez mais sujeitos a diversos tipos de fiscalização governamental.
Outra razão para justificar a contratação de síndico profissional, é que a simples implantação de processos gerenciais/empresariais à administração do condominio, poderá proporcionar em curto prazo uma real economia de recursos, que em alguns casos poderá ultrapassar o valor do pró-labore do síndico contratado.
Seja o síndico condômino ou não, este não pode em nenhuma hipótese ser considerado empregado do condomínio, não podendo o seu pró-labore confundir-se com salário.
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Independentemente do porte ou tipo (residencial, comercial, apart-hotel), o condomínio deve ser administrado de forma profissional, como se fosse uma empresa.

Na verdade, os condomínios hoje estão, de acordo com a atual legislação tributária, muito próximos às empresas, tendo em vista a obrigatoriedade de manter registro regular no CNPJ, contribuir para o INSS, FGTS, PIS e mais recentemente para o [ COFINS ]
A responsabilidade do síndico é incontestável e aumentou sensivelmente nos últimos anos, haja vista que este, na qualidade de mandatário do condomínio, em determinadas situações, poderá até vir a ser intimado pela autoridade policial para prestar esclarecimentos.
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O exercício do cargo de síndico exige que o seu titular possua determinadas habilidades e conhecimentos indispensáveis a uma boa e eficiente administração, entre as quais é possível destacar:

- senso de planejamento e orientação à execução de tarefas;
- administração de recursos materiais e financeiros;
- gerenciamento de pessoas e facilidade de relacionamento;
- facilidade de comunicação verbal e escrita;
- conhecimento da legislação trabalhista, cível e práticas contábeis;
- familiaridade com as máquinas e equipamentos que garantem o pleno funcionamento do condomínio, como elevadores, motores elétricos, grupos geradores, e outros;
- domínio da Informática;
- organização.

Além disso o síndico profissional precisa ter próximo a si pessoas e empresas que possam atender e solucionar emergências nos diversos setores da administração condominial, quando estas vierem a ocorrer. Um cadastro formado ao longo de vários anos pode ser de grande utilidade...

Independentemente do porte ou tipo (residencial, comercial, apart-hotel), o condomínio deve ser administrado de forma profissional, como se fosse uma empresa. Na verdade, os condomínios hoje estão, de acordo com a atual legislação tributária, muito próximos às empresas, tendo em vista a obrigatoriedade de manter registro regular no CNPJ, contribuir para o INSS, FGTS, PIS e mais recentemente para o [ COFINS ].

A responsabilidade do síndico é incontestável e aumentou sensivelmente nos últimos anos, haja vista que este, na qualidade de mandatário do condomínio, em determinadas situações, poderá até vir a ser intimado pela autoridade policial para prestar esclarecimentos.

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Administração de um condomínio: A administração de um condomínio, qualquer que seja o seu porte, não está limitada à cobrança das quotas condominiais e ao pagamento das contas mensais.

Entre as principais obrigações administrativas do condomínio, podemos citar a admissão e demissão de empregados com escrituração de livros, fichas de registro e respectivas carteiras de trabalho, controle de rotinas como PPRA, PCMSO, concessão de férias, acompanhamento de acordos coletivos de trabalho, recolhimento de encargos trabalhistas e previdenciários, guarda de documentos sujeitos a fiscalização permanente (p.e. Folhas de Pagamento, INSS e FGTS devem ser guardados por 30 anos e, portanto, devidamente arquivados em pastas próprias seja por competência ou por tipo de documento), contabilização mensal do movimento financeiro, controle dos recebimentos e baixa dos pagamentos efetuados pelos condôminos, aferição da idoneidade dos comprovantes de despesa para evitar a ocorrência de documentos inábeis e passíveis de glosa, cálculo, recolhimento e emissão tempestiva de guias e comprovações do PIS/COFINS (Darf's códigos 8301 e 5952 respectivamente), emissão anual da DIRF, RAIS, etc.

Ao contratar os serviços de uma administradora, o condomínio delega a esta as suas responsabilidades trabalhistas, fiscais e contábeis, sendo que a administradora desempenha as tarefas segundo instruções periódicas expedidas pelo síndico.

Já no sistema de autogestão, como não existe a figura da administradora, o próprio condomínio cuida de atender as exigências e formalidades legais, mantendo controles próprios para cada processo.

Em qualquer hipótese, a responsabilidade legal é sempre do síndico que, de acordo com a Lei 4.591/64 "representa o condomínio ativa e passivamente, na Justiça ou fora dela".

Existe uma terceira forma de administrar, que poderia ser denominada AUTOGESTÃO ASSISTIDA. Nesse modelo, que segue o molde da autogestão, o condomínio conta com a assessoria de uma empresa especializada.

Aqui, geralmente o movimento financeiro é realizado pelo condomínio, através dos seus representantes, que assinam cheques e decidem antecipadamente sobre a realização das despesas, cabendo à assessoria orientar os gestores do condomínio nas áreas trabalhista, tributária e fiscal.

Como se vê, o síndico precisa ter boa capacidade de coordenação para gerenciar todas as informações demandadas por uma multiplicidade de tarefas, estabelecendo regras e prioridades para cada uma.

Por tudo isto, algumas vezes ocorre não haver condômino que queira assumir o cargo de síndico, cabendo então à assembléia deliberar sobre a contratação de um síndico profissional, definindo também o valor do seu pró-labore. Vale ressaltar que o síndico não pode ser considerado empregado do condomínio, não estando assim submetido às leis trabalhistas.

O Conselho Consultivo e/ou Fiscal, normalmente composto por 3 membros, todos obrigatoriamente condôminos, tem como atribuição básica fiscalizar os atos do síndico, examinar as contas do condomínio e sobre elas emitir parecer a ser submetido à Assembléia Geral.

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a) Eis o caso do Edifício São Salvador (8 unidades em Laranjeiras), cujo condomínio havia acionado um condômino há mais de 15 anos por inadimplência.

b) O processo foi finalizado com a hasta pública do imóvel, quando o condomínio viu-se com problemas para receber os créditos judiciais depositados à disposição de duas Varas Cíveis e ainda com uma intimação da Prefeitura para recuperar as fachadas e empenas externas do edifício.

c) Os condôminos, a maioria pessoas idosas, sabiam que o próximo síndico teria que fazer diversas visitas ao Fórum para obter celeridade na liberação dos recursos do condomínio e credenciar-se para receber os créditos judiciais, além de apresentar recursos à intimação do Município, licitar, contratar e negociar prazos de pagamento das obras a serem realizadas, pois o dinheiro existia, mas não estava disponível.

d) Estes motivos foram bastantes para recomendar a minha contratação como síndico profissional, sendo que neste caso específico foi estimado um prazo de 8 meses para a conclusão dos processos de recebimento dos créditos judiciais e das obras intimadas, após o que a figura do síndico profissional deixaria de ser necessária.

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a) Caso do Edifício Martha Pinheiro de Lima (11 unidades em Copacabana), cuja síndica conheci em 1979. Naquele ano, a sua administradora havia falido e o prédio perdeu na ocasião quantia equivalente a +/- US$ 4,800.00.

b) Desde então, a pedido da referida síndica, passei a cuidar da administração burocrática do condomínio (folha de pagamento, recolhimentos previdenciários, atendimento às rotinas fiscais e trabalhistas, contabilidade geral, etc.), cumprindo à mesma movimentar a conta bancária do prédio, pagando contas de concessionárias, fornecedores, empregados, encargos, etc., conforme guias e documentos previamente enviados para quitação.

c) Depois de alguns anos, como ninguém mais quisesse assumir o cargo, uma assembléia sugeriu que eu passasse a atuar como administrador e como síndico concomitantemente.

d) Na assembléia ordinária de 1992, houve um condômino que aceitou exercer o cargo de síndico, condicionando tal aceitação à contratação de uma administradora, o que foi concordado. Feita a devida prestação de contas, afastei-me da administração do prédio.

e) Em 1994, dois anos depois, uma Conselheira telefonou-me perguntando se eu aceitaria voltar a assumir o condomínio, como administrador e como síndico, pois a experiência anterior havia desagradado à maioria dos condôminos em virtude de aumento nas despesas, persistindo ainda a dificuldade em encontrar um condômino que aceitasse assumir o cargo de síndico.

f) Aceito o convite, voltei a exercer ambas as funções até a assembléia geral ordinária de 2004, quando a própria Conselheira que me havia feito o convite há 10 anos passados, resolveu aceitar o cargo (com a contratação de nova administradora), por haver-se aposentado.

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a) É o caso do Condomínio NORWAN (205 unidades na Tijuca), que movimenta cerca de R$ 130.000,00 por mês, em valores de janeiro/2009, cuja síndica tem uma razoável estrutura administrativa funcionando há anos, mas por estar excessivamente envolvida com o dia-a-dia do condomínio, precisa do parecer de um especialista externo, para redimensionar os parâmetros da sua administração.

b) Com este objetivo, fui contratado para fazer um estudo visando oferecer ao cliente alternativas viáveis, com a finalidade de racionalizar custos e ganhar eficiência administrativa.

c) Somente nos primeiros 30 dias que se seguiram à implementação de algumas das sugestões contidas no relatório do trabalho desenvolvido, o condomínio pôde economizar recursos que excederam o valor dos respectivos honorários.

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a) Este é o caso do Edifício Cherbourg (120 unidades + 25 lojas no Flamengo), cujo síndico trabalha há anos no sistema de auto-gestão assistida, ou seja, tem uma administradora apenas para fazer os serviços de contabilidade e pessoal, enquanto que o síndico administra o dia-a-dia no escritório do próprio condomínio, onde atende a fornecedores, contrata mão-de-obra e administra os conflitos internos.

b) O síndico tem o apoio incondicional de aproximadamente 20 dos condôminos mais antigos, representando quase uma unanimidade nas assembléias; entretanto, quando precisou afastar-se do Rio de Janeiro por 90 dias para tratar de problemas familiares, solicitou à sua administradora que indicasse um substituto para atuar no seu posto por este período, tendo sido convocada uma assembléia específica para tal finalidade.

c) Nos 3 meses em que estive à frente desse condomínio, consegui reduzir a taxa de inadimplência de 13% para 8%, além de haver renegociado em favor do condomínio um contrato firmado há anos com a Telemar para operar uma central telefônica em área comum do prédio.

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a) Esta expressão representa o sucesso ou insucesso da vida futura do condomínio, caso do Edifício Lyon (180 unidades na Barra da Tijuca).

b) A instalação do condomínio inicia quando a construtora entrega o empreendimento aos co-proprietários e estes tomam posse do patrimônio comum e passam a administrá-lo.

c) A Assembléia de Instalação deve determinar como será a decoração da(s) portaria(s) e demais áreas comuns, quantos empregados deverão atender os diversos serviços do empreendimento, de que forma será exercida a administração interna do condomínio, etc.

d) É evidente que uma instalação bem assessorada e conduzida de forma profissional e organizada, facilitará o trabalho das próximas administrações, ao passo que uma instalação mal feita, levará o condomínio por um caminho que dificilmente poderá ser consertado no futuro.

e) No caso do Edifício Lyon, uma das muitas instalações que tive o prazer de realizar na Barra da Tijuca, foi possível organizar os serviços da administração do condomínio desde a informatização dos processos administrativos, passando pela criação de um sistema de arquivo produtivo e eficaz, a instalação de uma CPA de Telefonia, e a implementação de diversos serviços oferecidos aos condôminos na área de lazer e esportes, como saunas seca e a vapor, piscinas, ginástica e musculação, serviços de bar/restaurante e área para churrascos e confraternização entre outras facilidades, que deram origem a uma matéria das repórteres Ilse Scamparini e Fátima Bernardes, exibida numa edição do Fantástico em 1992.

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Questão:

A Assembléia Geral escolheu proposta de prestador de serviços autônomo para realizar obra de reforma do telhado, no valor total de R$ 19.320,00 instituindo o rateio da verba de R$ 21.000,00 para atender às despesas contratadas.

O profissional contratado foi o que apresentou as melhores condições de preço e pagamento; entretanto, não tinha comércio estabelecido e não era conhecido de qualquer dos condôminos ou moradores do edifício.

O síndico, por sua vez, não fiscalizou a execução da obra, realizada no telhado do prédio, em local de difícil acesso. Assim, 90% do valor da obra foram adiantados ao autônomo, que pouco tendo feito do que havia sido contratado, findou por desaparecer sem deixar pistas do seu paradeiro.

Os condôminos, revoltados com o fato, pretendem responsabilizar o síndico pelo prejuízo que tiveram, pois a obra teria que ser contratada outra vez.

Considerações:

Qualquer pessoa, física ou jurídica, é contratada pelo condomínio através do síndico; entretanto, isto não quer dizer que a má execução dos serviços ou a falta de conclusão dos mesmos seja responsabilidade exclusiva do síndico. Contudo, cabe a este exigir e cobrar a correção do serviço mau executado e até mesmo acionar o prestador do serviço judicialmente.

Porém, como fazê-lo se o condomínio não teve o cuidado de obter um cadastro prévio do contratado, referências pessoais e profissionais de obras ou serviços já realizados e, principalmente, de não colocar dinheiro na frente das etapas da obra já realizadas?

Pode-se penalizar o síndico, condômino como os demais, idoso, sem condições físicas de subir escadas de marinheiro e esgueirar-se por alçapões estreitos para em seguida caminhar sobre telhas escorregadias a fim de constatar a boa execução de obra autorizada por Assembléia Geral, segundo o critério de menor preço?

Conclusão:

Problemas como o do exemplo acima, dificilmente ocorreriam em condomínios que contam com os serviços de um síndico profissional e certamente não aconteceriam em condomínios administrados por este síndico profissional.

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O síndico do condomínio (hoje falecido), condômino e residente no prédio na época em que assumi a administração do empreendimento, era pessoa idosa e, apesar de ter boa vontade e procurar de todas as maneiras racionalizar os custos de manutenção da edifícação, certa vez contratou a substituição de uma coluna de incêndio cujos componentes originais haviam entrado em processo de fadiga.

Para tanto, contratou, também pelo menor preço, sem consultar a Assembléia, pois havia uma pequena reserva que permitia a realização da obra, um bombeiro hidráulico para trocar a referida coluna que, todavia, foi substituída por tubos de PVC.

Desconhecendo as Normas Técnicas Brasileiras, o síndico de então expôs o seu patrimônio e o dos demais condôminos a risco, tendo em vista que, em caso de incêndio, tubulações de PVC deformam e perdem a sua função, razão da exigência de se usarem tubos e conexões de ferro galvanizado em colunas de incêndio, alimentação de sprinklers e instalações congêneres.

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